::: 藏品取得

蒐藏品取得作業

在完成上述的「蒐藏品審議作業」,確認了待評估物件的各項價值,如歷史、文化與社會價值,是符合臺史博的蒐藏政策方向之後,典藏人員就可以開始著手進行「蒐藏品取得作業」,透過博物館典藏管理與文物保護專業,安全地取得物件回館,並取得物件來源合法文件及其物的相關權利轉移,此刻起物件才正式成為博物館的蒐藏品。

 

依據蒐藏品取得方式的不同,在我們執行入藏作業程序時應該注意哪些事項呢?

(一)如果是以購買作為取得方式的案件,則由提報者所屬組室來辦理採購事宜。

過程中要注意下列事項:

  1. 1. 物件購買前必須在購買契約中或以切結書方式,取得未擔保任何債權之保證。
  2. 2. 採購程序必須依照政府採購法及相關規定來辦理。
  3. 3. 在購買物件之前,應先澄清物件所有權或相關之智慧財產權疑問,並訂定於契約之中。
  4. 4. 蒐藏品完成購買作業後,應將相關原始資料或影本完整移交典藏組建檔留存。

(二)以捐贈為蒐藏品取得方式之案件,我們就必須簽訂捐贈契約以確保蒐藏品所有權的合法性。捐贈契約一式二份,由雙方各執一份保存,並致贈捐贈者感謝狀(函)。

捐贈取得案件應注意下列事項:

  1. 1. 與捐贈者進行捐贈契約簽訂時,需檢視雙方的立場與捐贈者之信譽,物件之來源是否明確,及其所有權是否可合法轉移給臺史博。如有所有權或相關之智慧財產權疑問,應先澄清並訂定於契約之中。
  2. 2. 捐贈契約需由物件所有權之個人或捐贈單位之代表,經雙方同意捐贈契約內容後簽訂。
  3. 3. 捐贈契約需載明捐贈品名稱、計量單位、數量和狀況以及捐贈者姓名、聯絡電話和地址。
  • 取得作業
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  • (三)以轉移為蒐藏品取得方式之案件,如果為原屬單位已依國有財產法等相關規定列為財產者,由臺史博行政單位先依相關規定辦理轉移作業,再將財產轉移至典藏組保管。

    (四)以交換為蒐藏品取得方式之案件,由典藏組辦理。要注意的是,臺史博一級藏品在尚未完成「藏品研究報告」前不得交換。交換之蒐藏品如為珍貴動產,應先完成珍貴動產轉移之相關程序後才可以辦理交換。

    總而言之,不管是透過何種方式取得物件,都必須以合乎法規、合於常理以及近諸人情的作為,在遵守國家各項法律的原則下,也將物件擁有者對於保存與闡揚臺灣歷史文化的心意,經由博物館的功能與活動傳達給在這片土地上的人們。取得作業人員將已確定入藏的物件運回臺史博之前,須先與藏品管理員與庫房管理員確認回館後置於館內的空間,以及是否需要進行檢疫觀察等。當物件從提供者處取得運輸回館之後,即與藏品管理員進行點交工作。

 

由於各項典藏作業流程必須配合不同的專業知識與技能,因此臺史博的典藏管理工作採分工方式,各典藏人員負責不同領域的工作。除專業的工作人員外,典藏工作還需要有設計周全的流程制度與功能完備的資料庫系統,以及良好的溝通介面,方能讓物件在入藏的過程中都保持質與量的完整確實。

以捐贈物件為例,點交過程中所依據的資料就是捐贈契約書所載明的品項與數量,包括評估案號、物件名稱等相關資訊,由藏品取得人員與藏品管理員在登錄室中逐件點交,也代表著該物件已經正式進入館內成為蒐藏品了,這個部分我們稱作「實體點交」。

相較於對著實體藏品一件一件的點驗確認,在資料庫系統中我們也必須同步的輸入相對應於「實體點交」的「資料點交」作業,才能讓後續的各項作業得以透過文物典藏管理系統的功能模組來進行,如此可大幅節省紙本與人工核對的重複作業時間。

最後更新日期: 2021/04/29 15:56
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